Eine Hausverwaltung ist Mittlerin zwischen den Welten

Betriebskostenabrechnungen im Herbst, Durchführung von Schönheitsreparaturen, Verkehrsversicherungspflichten oder die kontinuierliche Betreuung von Mieterinnen und Mietern. Die Arbeit in einer Hausverwaltung hat viele Facetten. Doch was macht eine Hausverwaltung genau und wie sieht ihr Alltag aus? Zum 40-jährigen Jubiläum der FDS Gewerbebetriebsgesellschaft mbH (FDS GmbH) haben wir mit Geschäftsführerin Nadine Schleheuser über die Arbeit der FDS Hausverwaltung gesprochen.

Eine funktionierende Hausverwaltung ist wie ein gut geöltes Scharnier

„Hausverwaltungen üben immer eine Scharnierfunktion aus“, erklärt uns Nadine Schleheuser gleich zu Beginn des Gespräches. Auf der einen Seite kümmern sie sich darum, dass Mieterinnen und Mieter möglichst reibungslos in einem Objekt Wohnen und Leben können. Das ist die Mieterbetreuung. Auf der anderen Seite haben sie die Aufgabe, die betreuten Immobilien im Sinne des Eigentümers gut zu versorgen. „Das schließt Aufgaben wie die Bestandserhaltung, die strategische Immobilienentwicklung und natürlich auch die kontinuierliche Kostenkontrolle ein“, fasst Nadine Schleheuser die Anforderungen an eine moderne Hausverwaltung zusammen.

Hausverwaltungen als Vermittlerinnen und Dienstleistungsunternehmen

Hausverwaltungen sind also Mittlerinnen zwischen den Mieterinnen und Mietern sowie den Eigentümerinnen und Eigentümern. Deren berechtigte Anliegen muss sie jeweils miteinander in Einklang bringen. Nicht selten müssen Hausverwaltungen dabei als „Mittlerinnen zwischen zwei Welten“ auch komplexe Zielkonflikte ausbalancieren. „Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist es nicht immer einfach, diese Situation ‚zwischen den Stühlen‘ auszuhalten“, gibt die Geschäftsführerin zu bedenken. In vielen Fällen haben beiden Seiten jedoch dieselben Interessen.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Höhe der Betriebskosten. Die FDS GmbH versucht deswegen, insbesondere bei umfangreichen Baumaßnahmen oder Neubauten schon im Planungsprozess die späteren Betriebskosten im Auge zu behalten. „Eine Besonderheit in diesem Zusammenhang ist unser Technischer Außendienst, der oftmals die bauliche Gesamtbetreuung eines Objektes übernehmen kann. Zudem gehört zur FDS GmbH auch noch das Reparaturmobil. Dadurch können wir kleinere Instandhaltungsmaßnahmen direkt aus einer Hand erledigen“, ist Nadine Schleheuser stolz.

Hausverwaltungen erfüllen somit Dienstleistungen für zwei unterschiedlichen Kundenkreise und haben einen komplexen Arbeitsauftrag. Dies schlägt sich auch in der organisatorischen Struktur nieder. „Neben dem bereits angesprochenen Technischen Außendienst arbeiten die Kolleginnen und Kollegen als Objektverwalterinnen und Objektverwalter, in der Buchhaltung, der Vermietung, dem Technischen Innendienst, als Bürokaufleute sowie als Handwerker in unserem Reparaturmobil“, fasst Nadine Schleheuser die unterschiedlichen Professionen einer Hausverwaltung prägnant zusammen.

Firmenkommunikation, Mieterberatung und vieles mehr

Fragt man Nadine Schleheuser nach ihren wichtigsten Aufgaben, muss sie nicht lange überlegen. „Erstens die strategische Weiterentwicklung der Hausverwaltung insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Veränderungen wie beispielsweise das Erreichen neuer Klimavorgaben. Zweitens die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit. Das gilt sowohl im Hinblick auf die Eigentümerinnen und Eigentümer als auch im Hinblick auf die Mieterinnen und Mieter. Drittens die Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie tragen unsere Arbeit und geben täglich für die FDS GmbH ihr Bestes.“ Nicht immer sei es für sie und ihre Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter einfach, derart viele Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten.

Sie selbst hat sich in ihrer Arbeitswoche für bestimmte Themen reserviert. Die Entwicklung und Umsetzung strategischer Ziele wie die Digitalisierung, Sanierungskonzepte unter Berücksichtigung der Klimaziele, Prozessoptimierungen, Portfolioentwicklung, Teamsitzungen und Einzelabstimmungen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Firmenkommunikation, Rechnungsbearbeitung oder die regelmäßige Durchführung sogenannter „Leerstandsrunden“. In diesen Runden besprechen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hausverwaltung regelmäßig, welche Wohnungen in absehbarer Zeit neu vermietet werden müssen.

Aktuelle Herausforderungen: Mietendeckel…

Sorgen bereiten Nadine Schleheuser vor allem die aktuellen Entwicklungen rund um den Berliner Mietendeckel. „Die aktuelle Unsicherheit, ob der Mietendeckel vor Gericht Bestand haben wird oder nicht, ist für alle Beteiligten belastend. Viele Informationen, die wir als Hausverwaltung erhalten, sind erst vorläufig oder nur völlig unsicher. Das erschwert unsere Arbeit zusätzlich“, schildert sie ihre Bedenken. Auf die lange Sicht befürchtet die Geschäftsführerin zudem, dass sich die erhofften positiven Auswirkungen auf den Berliner Mietmarkt nicht einstellen. Langfristig könnten dann vor allem Gutverdienende vom Mietendeckel profitieren. Den Eigentümerinnen und Eigentümern wiederum würden dann aber Mittel beispielsweise für energetische Sanierungen fehlen.

…und Pandemie

Darüber hinaus war die FDS GmbH in den letzten Monaten natürlich auch von der Corona-Pandemie betroffen. „Gerade in der Anfangszeit war die Situation sehr schwierig. Denn sowohl Mieterinnen und Mieter als auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hatten Angst vor einer Infektion“, erinnert sich Nadine Schleheuser. Für die Hauswarte und Hauswartinnen, aber auch das Reparaturmobil sei dies ein großes Thema gewesen. Denn sie sind bei dieser Arbeit ja zwingend darauf angewiesen, regelmäßig fremde Wohnungen zu betreten.

Inzwischen hat sich aber eine gewisse Routine eingestellt. Besonders begeistert hat die Geschäftsführerin der große Zusammenhalt innerhalb der einzelnen Hausgemeinschaften. Es gab spontane Balkonkonzerte, gegenseitige Hilfsangebote für Ältere, aber eben auch ein gutes Miteinander mit den Angestellten des FDS GmbH. Gleichzeitig achtete die Hausverwaltung auch darauf, die Mieterinnen und Mieter gerade während des Lockdowns nicht noch zusätzlich zu belasten. So wurden beispielsweise einige Baumaßnahmen verschoben, damit die Menschen nicht noch zusätzlich durch Baulärm gestört werden oder während des Lockdowns auf ihre Balkone verzichten müssen. Für die Verwaltung hatte die Corona-Pandemie übrigens auch positive Auswirkungen. So machte die FDS GmbH in den letzten Monaten bei der Digitalisierung der Geschäftsabläufe einen gewaltigen Sprung nach vorne. „Das war ein Wunsch, den mein Team und ich gemeinsam mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fürst Donnersmarck-Stiftung schon lange hatten“, freut sich Nadine Schleheuser.

Traurige und schöne Geschichten

Nadine Schleheuser merkt man an, dass sie gerne in der Hausverwaltung arbeitet – selbst wenn sie immer wieder auch traurige Geschichten mitbekommt. „Wir werden natürlich immer wieder auch mit persönlichen Tragödien konfrontiert“, gibt sie zu. „Oftmals können wir dann vermittelnd eingreifen und helfen. Aber leider geht das nicht immer.“ Ähnlich sieht es bei der Auswahl neuer Mieterinnen und Mieter aus. „Es ist immer schön, wenn man die Freude von denjenigen mitbekommt, die in ihre neue Wohnung einziehen. Gleichzeitig wird uns auch immer bewusst, dass wir uns damit gegen ganz viele andere Bewerberinnen und Bewerber entschieden haben“, erklärt Nadine Schleheuser.

„Abwechslungsreichtum, regelmäßigen Kontakt zu ganz unterschiedlichen Personengruppen über Firmen, Mieterinnen und Mieter, Hauswartinnen und Hauswarte oder auch den unterschiedlichen Eigentümerinnen und Eigentümern charakterisieren meinen Job“, erklärt Nadine Schleheuser ihre Begeisterung für ihre Aufgabe als Geschäftsführerin der FDS GmbH. „Dazu kommt natürlich auch der Alltag mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hier vor Ort sowie der soziale Aspekt, der durch die Verbindung mit der Fürst Donnersmarck-Stiftung entsteht.“ Ganz klar. Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind umfangreich und vielfältig, sodass auch die Zukunft der FDS Gewerbebetriebsgesellschaft mbH abwechslungsreich bleiben wird.